Datenschutzinformationen für Ratsuchende

Hiermit möchten wir (Walter-Kolb-Stiftung e.V.) Sie entsprechend der bestehenden gesetzlichen Verpflichtung über die Erhebung, Speicherung und Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten bei uns sowie über Ihre diesbezüglichen Rechte informieren. Wir erheben, speichern und verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten – wie im Einzelnen nachfolgend dargestellt – im Einklang mit den jeweils anzuwendenden gesetzlichen Datenschutzbestimmungen, insbesondere konform zur europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und zum Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).

Name und Kontaktdaten der für die Verarbeitung personenbezogener Daten verantwortlichen Stelle

Walter-Kolb-Stiftung e.V.
Vertreten durch den Vorstand

1.Vorsitzender Herr Eugen Emmerling
Stellvertretende Vorsitzende Frau Sylvia Weber

Braubachstraße 30-32
60311 Frankfurt am Main (Deutschland)

Telefon (+49)069 212 40906
Fax (+49)069 212 40901
E-Mail info@walter-kolb-stiftung.de

Vertretungsberechtigt: Herr Marco Nickel (Geschäftsführer)
Eine Verpflichtung zur Bestellung eines betrieblichen Datenschutzbeauftragten besteht nicht.

Welche personenbezogenen Daten werden durch die Walter-Kolb-Stiftung e.V. erhoben und verarbeitet?

Von Personen, die mit uns im Hinblick auf eine Berufs- oder Bildungsberatung in Kontakt treten oder unsere Leistungen im Bereich der Berufs-/Bildungsberatung als Ratsuchende in Anspruch nehmen, erheben wir folgende personenbezogenen Daten:

• Vorname, Nachname
• Postanschrift
• Telefonnummer (Festnetznummer und/oder Mobilfunknummer)
• E-Mail-Adresse
• Alter
• Familienstand
• Geschlecht
• Staatsbürgerschaft und Herkunftsland
• Aufenthaltsstatus
• Bildungsstand, etwaige Schulabschlüsse, Berufsausbildungen und Studiengänge einschließlich inländischer Anerkennungen von im Ausland erworbenen Kenntnissen oder Abschlüssen
• Aktuelle (derzeitige) Berufstätigkeit
• Vergangene Berufstätigkeiten und Berufserfahrungen
• Datum des Erstkontakts und etwaiger Folgekontakte zu uns
• Diverse Dokumente wie z.B. Arbeitszeugnisse, Lebenslauf, Bildungszertifikate und Ähnliches
• Daten/Informationen zum Einkommen und ggf. entsprechende Nachweisdokumente

Zweck und Rechtsgrundlage der Speicherung und Verarbeitung personenbezogener Daten

(a) Die Erhebung, Speicherung und. sonstige Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt auf Ihre Kontaktaufnahme, auf Ihre Anfrage oder auf Ihr Ersuchen nach Rat hin und zwar

(1) zum Zweck der Vertragsanbahnung im Zusammenhang mit der von uns angebotenen Berufs-/Bildungsberatung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO, beispielsweise,

• • um Sie als Ratsuchende identifizieren zu können;
  • zur Kontaktaufnahme und Korrespondenz mit Ihnen;
  • um Ihre Anfrage beantworten zu können oder auf Ihr Ersuchen nach Rat bearbeiten zu können;
  • um Ihnen Informationen im Zusammenhang mit der Berufs-/Bildungsberatung übersenden oder zur Verfügung stellen zu können;
  • zur Beantwortung und Bearbeitung Ihrer Anliegen.

(2) zum Zweck der Erfüllung unserer Pflichten im Zusammenhang mit der Erbringung von Leistungen im Bereich der Berufs-/Bildungsberatung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO, beispielsweise,

• • um Sie als Ratsuchende identifizieren zu können;
  • zur Kontaktaufnahme und Korrespondenz mit Ihnen;
  • um Ihren Bildungs- und Qualifikationsstand sowie Ihre Kompetenzen und Ihre Berufserfahrung feststellen und Ihre diesbezügliche Situation einschätzen und Sie als Ratsuchende auf dieser Grundlage individuell und angemessen beraten zu können;
  • um Ihre Möglichkeiten und Perspektiven sowie Fragen zur beruflichen Integration abschätzen und Sie diesbezüglich angemessen beraten zu können;
  • um Sie als Ratsuchende in allen Bereichen unterstützen zu können (z.B. bei Anerkennungsverfahren, mit Bewerbungscoachings etc.);
  • um Sie erforderlichenfalls dahingehend beraten zu können, ob und inwiefern von Ihnen eine Berufstätigkeit ausgeübt werden darf;
  • um im Rahmen etwaiger Fördermittelanträge das Vorliegen der diesbezüglichen Voraussetzungen prüfen zu können;
  • für die ordnungsgemäße Bearbeitung Ihres Anliegens im Übrigen;
  • um bei der Beratung Ihre persönlichen Umstände ausreichend berücksichtigen zu können;
  • um die Beratung auf Ihren Wunsch hin via Videochat durch Microsoft Teams durchzuführen.

(3) zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, der wir unterliegen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO, beispielsweise

• • zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen, denen wir unterliegen, insbesondere zur Erfüllung von steuer-, handelsrechtlichen und sonstigen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten (z. B. aus dem HGB, StGB oder der AO);
  • zu datenschutzrechtlichen Dokumentations- und Nachweiszwecken;
  • zur Erfüllung von etwaigen Pflichten nach dem Geldwäschegesetz (GWG).

(4) zur Wahrung der berechtigten Interessen der Walter-Kolb-Stiftung e.V. oder eines Dritten, sofern dies erforderlich ist und nicht die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern, überwiegen, insbesondere dann, wenn es sich bei der betroffenen Person um ein Kind handelt, auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO, beispielsweise,

• • bezogen auf personenbezogene Daten, die wir zu statistischen Zwecken verarbeiten;
  • bezogen auf personenbezogene Daten zur Abwehr und Rechtsverteidigung gegenüber etwaigen Ansprüchen, die Sie ggf. uns gegenüber geltend machen;
  • bezogen auf personenbezogene Daten zur Geltendmachung etwaiger eigener Ansprüche gegen Sie.
  • bezogen auf personenbezogene Daten, die uns zur Rechtsverteidigung in Ordnungsmittelverfahren und zur Abwehr von Bußgeldern, Geldbußen oder sonstiger Sanktionen dienen.

(b) Gegebenenfalls erfolgen die Erhebung, Speicherung und sonstige Verarbeitung bestimmter, nachfolgend genannter personenbezogener Daten aufgrund Ihrer freiwilligen, separaten Einwilligung. Rechtsgrundlage ist dann Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO. Dies kann beispielsweise der Fall sein bezogen auf

• Ihre E-Mail-Adresse und Postanschrift, wenn Sie darin eingewilligt haben, dass diese von uns zu Zwecken der Zusendung von Informationsmaterialien, die im Zusammenhang mit der Berufs-/Bildungsberatung stehen und von uns oder von Dritten stammen und Werbung enthalten können, genutzt werden darf;
• Ihre E-Mail-Adresse, wenn Sie darin eingewilligt haben, dass diese von uns zu Zwecken der Werbung per E-Mail und zwecks Zusendens von E-Mail-Newslettern genutzt werden darf.

(c) Soweit die Verarbeitung personenbezogener Daten zu statistischen Zwecken erfolgt, werden die entsprechenden Daten zuvor anonymisiert. Die anonymisierten Daten können keiner bestimmten Person zugeordnet werden. Die statistische Auswertung der anonymisierten Daten erfolgt für unseren jährlichen Geschäftsbericht.

Dauer der Speicherung und Verarbeitung personenbezogener Daten

(a) Wir verarbeiten und speichern Ihre personenbezogenen Daten grundsätzlich, solange es für einen der oben genannten Zwecke erforderlich ist, insbesondere, solange es für die Bearbeitung Ihres Anliegens/Ihrer Anfrage, zum Zwecke der Erbringung unserer Leistungen oder zur Erfüllung unserer Pflichten erforderlich ist oder solange ein überwiegendes berechtigtes Interesse unsererseits hierzu besteht oder solange Sie in die Verarbeitung eingewilligt und der Einwilligung nicht widersprochen haben.

(b) Die von uns erhobenen personenbezogenen Daten werden nach Erreichen bzw. Wegfall des jeweiligen Zwecks, spätestens nach 2 Jahren gelöscht oder anonymisiert.

(c) Im Falle der Verarbeitung auf Grundlage einer Einwilligung werden die betroffenen personenbezogenen Daten bei einem rechtswirksamen Widerruf dieser Einwilligung gelöscht, es sei denn es besteht trotz Widerruf ein berechtigtes Interesse unsererseits an der fortgesetzten Speicherung oder Verarbeitung betroffener personenbezogener Daten. Im Falle der Einwilligung verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten bis zum Widerruf der Einwilligung und darüber hinaus nur, wenn ein anderer Grund uns hierzu berechtigt.

(d) Im Falle der Speicherung oder Verarbeitung aufgrund einer rechtlichen Verpflichtung werden die betroffenen personenbezogenen Daten spätestens nach 2 Jahren gelöscht oder anonymisiert, es sei denn, dass sie darüber hinaus für die Erfüllung einer rechtlichen Pflicht, der wir unterliegen, benötigt werden bzw. gespeichert werden müssen oder, dass wir aufgrund von gesetzlichen Pflichten (z. B. aus HGB, StGB, GeldwäscheG oder AO) zu einer längeren Speicherung verpflichtet sind, was beispielsweise gemäß § 147 AO in Bezug auf Bücher und bestimmte Aufzeichnungen, Inventare, Bilanzen und sonstige Organisationsunterlagen und Buchungsbelege für 10 Jahre der Fall sein kann.

(e) Im Falle der Speicherung oder Verarbeitung aufgrund eines berechtigten Interesses werden die betroffenen personenbezogenen Daten spätestens nach 2 Jahren gelöscht oder anonymisiert, es sei denn, dass es sich die um Daten handelt, die zur Wahrung unserer berechtigten Interessen darüber hinaus benötigt werden und, die wir zum Schutz unseren eigenen Interessen, insbesondere im Hinblick auf die Abwehr von und die Rechtsverteidigung gegen etwaige gegen die Walter-Kolb-Stiftung e.V. gerichtete Ansprüche benötigen und die wir daher für die Dauer der jeweiligen gesetzlichen Verjährungsfristen solcher Ansprüche

Übermittlung bzw. Weitergabe von personenbezogenen Daten an Dritte sowie Empfänger der Daten

(a) Ihre personenbezogenen Daten werden von uns nur, soweit dies von einem der oben genannten Zwecke der Datenverarbeitung gedeckt ist, insbesondere im Rahmen der Erbringung unserer Leistungen bzw. der Erfüllung unserer Pflichten oder, wenn dies nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, der wir unterliegen, erforderlich ist, an Dritte weitergegeben. Soweit dies nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO zur Erbringung unserer Leistungen bzw. im Rahmen der Erfüllung unserer Pflichten erfolgt, handelt es sich beispielsweise um die Weitergabe bestimmter personenbezogener Daten im Rahmen von Förderprojekten im Rahmen dessen die Daten der Ratsuchenden in einem Monitoring beim Förderer als Tätigkeitsnachweis erfasst werden oder um die Weitergabe an Banken (z. B. zur Überweisung von Fördergeldern).

(b) Eine Weitergabe von Daten erfolgt ferner im Einklang mit den Bestimmungen der DSGVO an von uns eingesetzte Auftragsverarbeiter d. h. an eine natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, die personenbezogene Daten in unserem Auftrag weisungsgebunden verarbeitet (Art. 28 DSGVO). Dies sind folgende Kategorien von Unternehmen, bei denen der Schutz der Rechte der betroffenen Personen jeweils durch Abschluss eines sog. Auftragsverarbeitungsvertrages gewährleistet ist:

• IT-Dienstleister (z. B. Hosting von Webseiten u. E-Mail-Provider),
• Bereitsteller von Online-Software (z.B. Microsoft Teams von Microsoft für die Beratung über Video, wizPortal der Firma Solviteers Software GmbH und Outlook-Online-Terminkalender von Microsoft),
• Dienstleister im Bereich der Prüfung, Wartung und/oder Fernwartung von Datenverarbeitungsanlagen, IT- und Telekommunikationsanlagen (z. B. Fehleranalyse, Support etc. in Bezug auf Hard- und Software),

(c) Die von uns eingesetzten Auftragsverarbeiter sind nicht berechtigt, die Daten für eigene Zwecke oder Zwecke Dritter zu verarbeiten.

(d) Soweit elektronische Post (wie z.B. E-Mails und E-Mail-Anhänge), die personenbezogene Daten enthält, bei einem E-Mail-/Host-Provider gespeichert wird, geschieht dies auf Servern der Stadt Frankfurt am Main, da wir ein stadtnaher, gemeinnütziger Verein sind und die Stadt Frankfurt am Main uns durch das Bereitstellen von Infrastruktur wie beispielsweise das Mailhosting unterstützt.

(e) Ferner erfolgt eine Übermittlung personenbezogener Daten gegebenenfalls bei der Inanspruchnahme fremder Fachleistungen an Dritte, die im datenschutzrechtlichen Sinne nicht weisungsgebundene, eigenständig Verantwortliche und somit keine Auftragsverarbeiter sind, wie beispielsweise:

• Berufsgeheimnisträger (z. B. Steuerberater oder Rechtsanwälte)
• Ggf. an im Rahmen von Rechtsangelegenheiten und Rechtsstreitigkeiten involvierte Sachverständige, Gutachter, Gegner, Kanzleien, Gerichte, Behörden und Ämter
• Bankinstitute (z. B. für den Fördermittel-/Geldtransfer)

(f) Eine Übermittlung Ihrer persönlichen Daten an Dritte zu anderen als den in diesem Datenschutzhinweis aufgeführten Zwecken findet nicht statt, außer auf Ihren ausdrücklichen Wunsch oder auf Ihre gesonderte ausdrückliche Anweisung oder Einwilligung hin.

(g) Es besteht keine Absicht, ihre personenbezogenen Daten an ein Drittland oder eine internationale Organisation zu übermitteln (vgl. Art. 13 Abs. 1 lit f) DSGVO).

Verwendung des betterplace.org-Plugins

Welche Rechte stehen Ihnen zu (sog. Betroffenenrechte)?

Sie haben die nachfolgenden Rechte, die Sie beispielsweise schriftlich oder per E-Mail bei der oben genannten verantwortlichen Stelle geltend machen können:

• Recht zum Widerruf einer Einwilligung, d. h. sofern Sie uns eine Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten erteilt haben, haben Sie das Recht, Ihre Einwilligung gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO jederzeit uns gegenüber zu widerrufen. Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruht, für die Zukunft nicht mehr fortführen dürfen, es sei denn, diese ist auf einer anderen Rechtsgrundlage ausnahmsweise (weiterhin) zulässig. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf nur für die Zukunft wirkt. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt daher von einem etwaigen Widerruf unberührt. Den Widerruf können Sie z. B. schriftlich, per Fax oder in Textform (z. B. per E-Mail) an die oben angegebenen Kontaktdaten der Walter-Kolb-Stiftung e.V. senden.

• Recht auf Auskunft über die von Ihnen bereitgestellten und von uns gespeicherten bzw. verarbeiteten personenbezogenen Daten nach Art. 15 DSGVO. Auf Verlangen stellt die Walter-Kolb-Stiftung e.V. Ihnen eine Kopie der personenbezogenen Daten, die Gegenstand der Verarbeitung sind, zur Verfügung. Für alle weiteren Kopien, die Sie beantragen, kann die Walter-Kolb-Stiftung e.V. ein angemessenes Entgelt auf der Grundlage der Verwaltungskosten verlangen. Beim Auskunftsrecht gilt die Einschränkungen nach § 34 BDSG. Das Anwaltsgeheimnis, Rechte des geistigen Eigentums sowie Geschäftsgeheimnisse können einer Auskunft entgegenstehen.

• Recht gemäß Art. 16 DSGVO unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder – unter Berücksichtigung der Zwecke der Verarbeitung der Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen;

• Recht gemäß Art. 17 DSGVO die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit diese für die Zwecke, für die sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig sind, oder soweit die Verarbeitung nicht zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist oder soweit Sie eine Einwilligung widerrufen und es an einer anderweitigen Rechtsgrundlage für die Verarbeitung fehlt. Beim Löschungsrecht gilt die Einschränkungen nach § 35 BDSG.

• Recht gemäß Art. 18 DSGVO die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie aber deren Löschung ablehnen und wir die Daten nicht mehr benötigen, Sie jedoch diese zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen oder Sie gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben;

• Recht gemäß Art. 20 DSGVO verlangen zu können, dass wir Ihnen Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesebaren Format bereitstellen oder auf Ihr Verlangen an einen anderen Verantwortlichen übermitteln (sog. Datenportabilität);

• Recht gemäß Art. 77 DSGVO i.V.m. § 19 BDSG sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren (Beschwerderecht). In der Regel können Sie sich hierfür an die Aufsichtsbehörde an Ihrem üblichen Aufenthaltsort oder an die Aufsichtsbehörde an unserem Sitz wenden.

Informationen zum Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO

(a)   Sofern Ihre personenbezogenen Daten von uns auf Grundlage von berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO verarbeitet werden, haben Sie gemäß Art. 21 DSGVO das Recht, aus Gründen die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, Widerspruch gegen die Verarbeitung einzulegen. Von Ihrem Widerspruchsrecht können Sie mittels E-Mail an info@walter-kolb-stiftung.de Gebrauch machen.

(b)   Machen Sie von Ihrem Widerspruchsrecht wirksam Gebrauch, werden wir Ihre von dem Widerspruch umfassten personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können für die Verarbeitung zwingende schutzwürdige Gründe, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, nachweisen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung oder Ausübung von Rechtsansprüchen oder der Verteidigung gegen Rechtsansprüche.

Besteht eine Pflicht der Ratsuchenden zur Bereitstellung von personenbezogenen Daten?

(a) Im Rahmen der Bearbeitung Ihres Anliegens und der Berufs-/Bildungsberatung benötigen wir bestimmte personenbezogene Daten, die für die Bearbeitung Ihres Anliegens und die Erbringung unserer Leistungen sowie der Erfüllung unserer Pflichten erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Diesbezüglich sind Sie als Ratsuchende zur Mitwirkung und Bereitstellung der erforderlichen Daten verpflichtet, wenn Sie unsere Leistungen in Anspruch nehmen möchten. Ohne Bereitstellung der von uns angefragten und/oder benötigten Daten und Informationen können wir die Bearbeitung Ihres Anliegens und eine angemessene Berufs-/Bildungsberatung unter Umständen nicht, nicht ordnungsgemäß oder nicht rechtzeitig durchführen und müssen ggf. die Berufs-/Bildungsberatung ablehnen oder können diese nicht fortsetzen oder zumindest nicht ordnungsgemäß durchführen bzw. erfüllen und müssen die Berufs-/Bildungsberatung beenden.

(b) Die Mitteilung von solchen personenbezogenen Daten, die über die benötigten personenbezogenen Daten hinausgehen, ist freiwillig. Eine Pflicht zur Bereitstellung Ihrer E-Mailadresse besteht nicht.

Stand: 01.03.2024